JURNAL DAN BULLETIN

No.10 Volume I, Tahun 2011. [Klik Disini]

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DI PT “X”  FOOD INDUSTRY

[H. Sutsuga, V. A. Puspita, E. Setyo, T. Chandra,  S. Wahyuni]

PENDAHULUAN

0.1   Umum

Sistem manajemen mutu (SMM) 3Q yang diadopsi oleh PT Maya Food Industries merupakan suatu keputusan strategis dari perusahaan. Desain dan penerapan sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh:

a) lingkungan PT Maya Food Industries sendiri, perubahan dalam lingkungan tersebut, dan risiko yang terkait dengan lingkungan tersebut,

b)  kebutuhan perusahaan,

c)  sasaran khusus perusahaan,

d) produk yang dihasilkan yaitu makanan kaleng,

e) proses produksi yang digunakan,

f)  ukuran dan struktur perusahaan

Informasi bertanda “CATATAN” digunakan untuk memandu dalam pemahaman dan penjelasan persyaratan yang telah ditetapkan. Standar ini dapat digunakan oleh pihak internal yaitu PT Maya Food Industries dan eksternal termasuk lembaga sertifikasi untuk menilai kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku untuk produk dan persyaratan PT Maya Food Industries. Dasar-dasar manajemen mutu yang dinyatakan dalam SNI ISO 9001 telah dijadikan acuan dalam pengembangan SMM ini.

0.2   Pendekatan proses

Standar ini menggunakan pendekatan proses saat menyusun, menerapkan dan memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Agar dapat berfungsi secara efektif PT Maya Food Industries menetapkan dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Kegiatan atau sejumlah kegiatan yang menggunakan sumberdaya dan dikelola sedemikian sehingga memudahkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dipertimbangkan sebagai suatu proses. Seringkali keluaran dari suatu proses menjadi masukan langsung dari proses berikutnya. Penerapan sistem proses dalam suatu organisasi bersamaan dengan identifikasi dan interaksi proses tersebut dan manajemennya untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan, dapat dianggap sebagai “pendekatan proses”. Keunggulan pendekatan proses adalah kendali terus-menerus yang diberikannya terhadap hubungan antar proses secara individu yang ada dalam sistem proses, maupun kombinasi dan interaksi diantara proses tersebut.

Bila digunakan dalam sistem manajemen mutu, pendekatan seperti itu menekankan pentingnya:

a)  pemahaman dan pemenuhan persyaratan,

b) kebutuhan  untuk  mempertimbangkan proses dalam hal nilai tambah,

c) memperoleh hasil kinerja proses dan efektifitasnya, dan

d) koreksi berkesinambungan dari proses berdasarkan pengukuran yang objektif.

Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses yang ditunjukkan dalam Gambar 1 menggambarkan keterkaitan proses yang disajikan dalam pasal 4 sampai 8. Gambar ini menunjukkan bahwa pelanggan memainkan peran berarti dalam menetapkan persyaratan sebagai masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan menghendaki evaluasi informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan tentang apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Model yang ditunjukkan dalam Gambar 1 mencakup semua persyaratan Standar ini tetapi tidak menunjukkan proses pada tingkat rinci.

CATATAN

Selain itu, metodologi yang dikenal sebagai “Rencanakan-Lakukan-Periksa-Tindaki”  (PDCA) dapat digunakan pada semua proses. PDCA secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut. pelanggan dan kebijakan organisasi.

  • Rencanakan  (menetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk atau kontrak).
  • Lakukan  (menerapakan proses yang direncanakan).
  • Periksa  (pantau dan ukur proses dan produk terhadap kebijakan sasaran dan persyaratan bagi produk dan laporkan).
  • Tindaki  (melakukan tindakan koreksi kinerja proses secara berkesinambungan).

Gambar 1 – Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses

PERSYARATAN

1 . Lingkup

1.1    Umum

Dokumen ini merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh PT Maya Food Industries, yang diperuntukkan:

a)      mendemonstrasikan secara konsisten kemampuan perusahaan dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan, dan

b)      meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk koreksi sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku.

CATATAN 1

Dalam sistem manajemen mutu  ini, istilah “produk” hanya berlaku untuk:

a)  suatu produk diperuntukkan, atau dipersyaratkan oleh pelanggan,

b)  setiap keluaran yang diharapkan sebagai hasil dari proses realisasi produk.

CATATAN 2

Persyaratan peraturan perundangan dan regulasi dapat dinyatakan sebagai persyaratan yang sah.

1.2    Aplikasi

Semua persyaratan standar ini diterapkan oleh PT Maya Food Industries, sesuai dengan jenis, ukuran dan produk yang disediakan. Apabila terdapat persyaratan dari standar ini yang tidak dapat diterapkan karena sifat sebuah perusahaan atau produknya, maka ini dapat dipertimbangkan untuk dikecualikan.

Apabila ada pengecualian, tuntutan kesesuaian Standar ini tidak diterima kecuali jika pengecualian tersebut terbatas pada persyaratan dalam pasal 7, dan pengecualian itu tidak mempengaruhi kemampuan, atau tanggung jawab perusahaan dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundangan dan regulasi yang berlaku.

2.    Acuan normatif

Dokumen yang diacu tidak dapat diabaikan untuk penggunaan dokumen ini. Untuk acuan bertanggal, hanya edisi yang dikutip yang digunakan. Untuk acuan tidak bertanggal, hanya edisi terakhir (termasuk amandemen) yang digunakan.

SNI ISO 9000:2008, Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan kosa kata

3.    Istilah dan definisi

Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang ada dalam SNI ISO 9000.

4.   Sistem manajemen mutu

4.1    Persyaratan umum

Tanggung Jawab – Sistem manajemen mutu (SMM) yang diterapkan oleh PT Maya Food Industries didefinisikan pada manual mutu. Tim penanggung jawab SMM terdiri dari general manager (GM) dan staf khusus yang bertanggung jawab pada isi dan pengembangan manual. Manual tersebut dipelihara oleh manajer Quality Assurance (QA). Tim bertanggung jawab penuh untuk memastikan adanya perbaikan berkesinambungan pada setiap ketidaksesuaian proses. Persyaratan ISO 9001:2000 digunakan sebagai kerangka kerja.

Delapan prinsip manajemen – SMM ini mengaplikasikan delapan prinsip manajemen mutu yang didefinisikan satandar untuk memastikan perbaikan kinerja SMM yaitu:

  • Fokus pada pelanggan
  • Kepemimpinan
  • Keterlibatan karyawan
  • Pendekatan proses
  • Pendekatan sistem untuk manajemen
  • Perbaikan terus menerus
  • Pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan
  • Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

ProsesPT Maya Food Industries menentukan proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya, urutan dan interaksi proses tersebut, kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses tersebut efektif. Gambaran umum SMM dapat dilihat pada Gambar 2, sementara gambaran proses yang ditetapkan dapat dilihat pada gambar 3.

Gambar 2. Sistem manajemen mutu 3Q PT Maya Food Industries

Gambar 3. Proses utama sistem jaminan mutu

4.2    Persyaratan dokumentasi

4.2.1. Umum

a.                   Dokumen kebijakan mutu yang terkontrol harus berupa berkas elektronik (soft copy) dan juga cetakannya (hard copy).

b.                  Sasaran mutu berdasarkan pada sasaran bisnis

c.                   Enam prosedur yang diperlukan:

  • Pengendalian dokumen dalam dua prosedur (contoh dokumen pengendalian QA dan pengendalian dokumen teknis)
  • Pengendalian rekaman
  • Audit internal (contoh: manual audit)
  • Pengendalian ketidaksesuaian dalam manual QA
  • Tindakan perbaikan dalam manual QA
  • Tindakan pencegahan dalam manual QA

d.                  Dokumen tambahan, SMM ini juga meliputi banyak dokumen lain yang diperuntukkan untuk memastikan efektivitas perencanaan, dan juga mengendalikan SMM. Dokumen-dokumen yang diperlukan tersebut dirinci lebih lanjut pada sasaran bisnis perusahaan.

4.2.2 .   Manual mutu

Manual mutu merupakan dokumen dengan tingkatan tertinggi pada SMM 3Q ini. Dokumen ini mendefinisikan pernyataan kebijakan mutu dan acuan standar ISO 9001 yang diterapkan. Selain itu, ruang lingkup manual ini meliputi perancangan, proses produksi, pemasaran, dan penjualan. Tidak ada pengecualian persyaratan standar.

GM bertanggung jawab untuk meninjau kembali dan menetapkan manual. Manual ditinjau kembali dan diperbaharui dengan revisi atau selama proses audit mutu.

4.2.3.  Pengendalian dokumen

Prosedur – pendekatan pengendalian semua dokumen baik tercantum pada dua dokumen yaitu dokumen pengendalian QA dan pengendalian teknis.

Penanggung jawab – tanggung jawab pengendalian mutu dipegang bersama-sama oleh supervisor pendokumentasian mutu dan pendokumentasi teknis. Keduanya bertanggung jawab memelihara master daftar dokumen. Master daftar dokumen dipelihara agar memastikan distribusi dokumen tepat pada bagian yang memerlukan dan pengguna dokumen mendapatkan versi terakhir yang berlaku dibagian kerjanya.

4.2.4.  Pengendalian rekaman

Prosedur – prosedur pengendalian rekaman termasuk master daftar rekaman merinci prosedur untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, membuat daftar, mengakses, melindungi, menyimpan, memelihara, dan melakukan disposisi rekaman mutu.

Penanggung jawab – tanggung jawab pemeliharaan rekaman mutu dipegang oleh manajer bagiannya masing-masing. Penanggung jawab harus memastikan rekaman harus tetap jelas dibaca, siap diidentifikasi, mudah dicari dan didapatkan kembali. Sementara master daftar rekaman dipelihara oleh tim SMM 3Q.

pengendalian – rekaman mutu diidentifikasi dengan judul atau nomor. Master daftar rekaman meliputi lokasi rekaman, penanggung jawab, lama penyimpanan dan status rekaman (contoh soft copy, hard copy, kadaluarsa/tidak berlaku, dll).

5.    Tanggung jawab manajemen

5.1 .  Komitmen Manajemen

Kebijakan mutu – GM merumuskan kebijakan mutu perusahaan dan dikomunikasikan pada seluruh karyawan agar menjadi landasan bisnis perusahaan. Kebijakan mutu PT Maya Food  dapat dilihat pada klausul 5.3

Sasaran mutu – sasaran mutu perusahaan disesuaikan dengan sasaran bisnis perusahaan yang tercantum dalam perencanaan bisnis

Komunikasi kebijakan mutu – Beberapa cara yang digunakan untuk menyebarluaskan kebijakan mutu kepada seluruh karyawan selain rapat bulan manajer tingkat teras, yaitu:

  • Rapat mingguan manajer teras dengan stafnya
  • Newsletter bulanan
  • Pemberian penghargaan bagi karyawan yang menunjukkan kontribusi pada penerapan SMM 3Q
  • Presentasi oleh tim SMM kepada seluruh karyawan setiap tiga bulan sekali.
  • Tinjauan menajemen berkala oleh tim SMM untuk membandingkan pencapaian dengan target yang ditetapkan

5.2.  Fokus pada pelanggan

Manajer sales and marketing memegang tanggung jawab manajemen kepuasan pelanggan. Manjemen tersebut termasuk menyusun metode untuk mengukur dan meningkatkan kepuasan pelanggan, juga metode untuk mengukur dan meminimalisir ketidakpuasan seperti survei pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1).

5.3.    Kebijakan mutu

5.4.    Perencanaan

5.4.1 .   Sasaran mutu

Sasaran mutu PT. Maya Food Industries sesuai dengan sasaran bisnis yang tercantum pada perencanaan bisnis (lihat 5.1)

5.1.2.  Perencanaan sistem manajemen mutu

GM bertanggung jawab untuk pengembangan dan publikasi perencanaan bisnis tahunan. Perencanaan bisnis merupakan kerangka kerja sasaran mutu, rencana mutu, kebijakan mutu dan perubahan pada hal tersebut menjadi bagian pedoman perbaikan. Untuk memastikan integritas SMM 3Q, semua perubahan pada SMM merupakan subyek untuk tinjauan ulang oleh tim SMM dan menjadi bagian yang integral dengan perencanaan bisnis.

5.5.    Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

5.5.1.    Tanggung jawab dan wewenang

GM menetapkan dan memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang tiap karyawan sesuai dengan posisinya.

5.5.2. Wakil manajemen

GM telah menunjuk manajer quality assurance sebagai penanggung jawab penerapan SMM 3Q.  keputusan ini berlaku semenjak penyusunan SMM.

5.5.3.  Komunikasi internal

GM memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi dan bahwa terjadi komunikasi mengenai efektifitas sistem manajemen mutu.

5.6.    Tinjauan manajemen

5.6.1.  Umum

Tinjauan manajemen 3Q dilaksanakan secara kuartal atau tiga bulan sekali dengan dihadiri oleh tim SMM. Pada rapat ini kinerja bisnis keseluruhan ditinjau ulang dan kelayakan, kecukupan dan keefektifan SMM 3Q ditetapkan berserta tindakan yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kinerja.

5.6.2.    Masukan untuk tinjauan manajemen

Masukan untuk tinjauan manajemen ditentukan oleh GM yaitu mencakup informasi tentang:

a.       hasil total audit (pihak pertama, pihak kedua, dan pihak ketiga),

b.      keseluruhan tindakan perbaikan dan pencegahan termasuk analisis kinerja proses, kesesuaian atau ketidaksesuaian produk, dan umpan balik pelanggan,

c.       nilai uang program pelatihan karyawan

d.      tinjauan ulang sasaran mutu dibandingkan rencana,

e.       tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, dan

f.       rekomendasi untuk perbaikan terutama perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu.

5.6.3.    Keluaran dari tinjauan manajemen

Notulensi tinjauan manajemen ditulis dan dipelihara oleh bagian administratif untuk GM. Notulensi tersebut mengandung ringkasan laporan, keputusan tim SMM dan tindakan yang berkaitan:

  • metode yang memungkinkan untuk meningkatkan keefektifan SMM dan prosesnya
  • perbaikan produk berdasarkan spesifikasi pelanggan  yang memungkinkan dilakukan untuk perancangan teknisnya
  • perubahan distribusi sumber daya untuk meningkatkan kinerja prosesdan produk yang memungkinkan untuk dilaksanakan kepala bagian.

6. Quality Assurance

Tugas Quality Assurance adalah melakukan pengawasan dan pengendalian proses produksi untuk menghasilkan produk dengan standar mutu yang telah ditentukan. Selain itu, Quality Assurance juga bertugas mengadakan penelitian dan pengembangan produk. Dalam melaksanakan tugasnya, Quality Assurance membawahi dua bagian dengan wewenang sebagai berikut:

  • Quality Control yang berfungsi melaksanakan pengawasan mutu dan pengembangan hasil produksi dari awal pra persiapan produksi, proses produksi, serta hasil produksi serta bekerja sama dengan bagian produksi untuk meningkatkan kinerja karyawan produksi.
  • Research and Development yang bertugas mengadakan penelitian dan pengembangan produk.

6.1.  Penyediaan sumber daya

Perusahaan berusaha semaksimal mungkin menetapkan dan meyediakan sumber daya yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas dengan untuk mendapatkan sertifikat mutu standar internasional, meningkatkan kepuasan pelanggan dan fokus terhadap pelanggan, dan perluasan pangsa pasar sehingga menjadi perusahaan terdepan dalam pengolahan produk perikanan berbasis pengalengan dan surimi berskala internasional.

6.2.  Sumber daya manusia

6.2.1.  Umum

Personel yang melaksanakan pekerjaan, mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk dan harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman yang sesuai.

6.2.2. Kompetensi, pendidikan dan pelatihan

Perusahaan menetapkan:

a) Karyawan bagian proses harus memiliki kompetensi, baik berupa ketrampilan dan pengalaman bekerja di perusahaan.

b) Tingkat pendidikan karyawan bervariasi tergantung pada tanggungjawab dan jenis pekerjaannya. Pendidikan terakhir ditempuh oleh General Manager minimal adalah S2, untuk kepala bidang adalah sarjana, untuk karyawan bervariasi antara SLTP hingga sarjana.

c) Pendidikan dan pelatihan mengenai pengendalian mutu bertujuan untuk menyebarluaskan gagasan mengenai pengendalian mutu. Kegiatan pelatihan dilaksanakan per kuartal dengan target 11 bulan.

d) Peningkatan kepedulian tiap personel akan kesesuaian dan pentingnya kegiatan yang merekan lakukan untuk pencapaian sasaran mutu.

e) Pemeliharaan rekaman tentang pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman perusahaan

(lihat 4.2.4)

6.3.  Prasarana

Perusahaan menetapkan, menyediakan, dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Prasarana mencakup:

a) Bangunan utama produksi, kantor, aula, gudang produk jadi, gudang kaleng, koperasi, tempat istirahat karyawan, mushola, toilet, tempat parkir, dan pos jaga.

b) Peralatan proses  baik seperti mesin produksi dan  mesin pengalengan.

c) Jasa pendukung seperti sumber listrik untuk produksi yaitu dari PLN Pekalongan dan jika terputus menggunakan genset, jasa pengangkutan untuk distribusi produk, sistem informasi untuk administrasi perusahaan.

6.4.  Lingkungan Kerja

Perusahaan memiliki lingkungan yang sangat mendukung untuk pengembangan industri, seperti tersedianya sumberdaya manusia yang potensial, lokasi perusahaan dekat dengan penyediaan bahan baku ikan lokal, tersedianya sumber air dan listrik, penanganan dan pengolahan limbah cair dipermudah dengan keberadaan sungai di samping lokasi pabrik.

7. Realisasi produk

7.1.  Perencanaan realisasi produk

Perusahaan merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Bagian Research and Development bertugas mengadakan penelitian dan pengembangan produk.

Dalam merencanakan realisasi produk, perusahaan menetapkan hal berikut, seperti:

a) sasaran dan persyaratan mutu

b) Mendokumentasikan proses dan data yang spesifik bagi produk

c) Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan pengujian spesifik pada produk dan kriteria penerimaan produk.

d) Rekaman sebagai bukti proses realisasi produk memenuhi persyaratan

7.2.  Proses yang berkaitan dengan pelanggan

7.2.1.  Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk

Perusahaan menetapkan persyaratan yang dinyatakan dari penerimaan konsumen, persyaratan yang tidak dinyatakan oleh konsumen, dan persyaratan peraturan perundangan.

7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk

Perusahaan meninjau kembali persyaratan yang berkaitan dengan produk sebelum perusahaan berkomitmen memasok produk kepada pelanggan. Hal yang perlu dipastikan yaitu persyaratan produk dan kemampuan perusahaan memenuhi persyaratan.

7.2.3. Komunikasi pelanggan

Perusahaan menetapkan peraturan yang efektif mengenai komunikasi dengan pelanggan, seperti informasi produk dan layanan konsumen.

7.3.  Desain dan pengembangan

7.3.1.  Perencanaan desain dan pengembangan

Perusahaan merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk dengan menetapkan tahapan desain dan pengembangan, tinjauan, verifikasi, dan validasi tiap tahap desain dan pengembangan, serta tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan. Perencanaan desain dan pengembangan harus diikuti dengan perkembangan dan kemajuan desain.

7.3.2.  Masukan desain dan pengembangan

Pengembangan produk oleh perusahaan dilakukan dengan alur sebagai berikut:

a) menetapkan konsep

b) pengajuan proposal

c) menetapkan desain

d) membuat prototype

e) membuat pilot run

f) melakukan produksi

7.3.3.  Keluaran desain dan pengembangan

Keluaran desain dan pengembangan harus memenuhi persyaratan masukan bagi desain dan pengembangan, memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi, dan penyediaan jasa, dan mempunyai kriteria penerimaan konsumen.

7.3.4 .Tinjauan desain dan pengembangan

Tinjauan ulang dilakukan perusahaan yang sistematis untuk desain dan pengembangan bertujuan:

a) untuk menilai kemampuan hasil desain dan pengembangan memenuhi persyaratan

b) untuk mengidentifikasi setiap masalah dan tindakan perbaikan

7.3.5.  Verifikasi desain dan pengembangan

Manager Research And  Development menguji semua produk baru terhadap spesifikasi akhir produk.  Selain itu, produk diverifikasi sebelum dilaunching ke produksi dengan cara membuat prototipe akhir dan pengujian, untuk memastikan bahwa semua dokumen pendukung untuk produksi tersedia dan benar.

7.4.  Pembelian

7.4.1.  Proses pembelian

Perusahaan melakukan pembelian terhadap bahan baku produksi melalui suplier. Semua bahan baku yang diterima oleh bagian gudang harus diverifikasi untuk menjamin kesesuaian dengan spesifikasi. Produk yang tidak memenuhi spesifikasi akan dikenakan disposisi. Selain itu, Manager pembelian akan mengevaluasi laporan secara periodik mengenai pengiriman tepat waktu, kinerja, dan kualitas produk. Seluruh pembelian akan disetujui dan didokumentasikan oleh manager pembelian.

7.4.2.  Informasi pembelian

PO pembelian diperlukan oleh perusahaan termasuk nomor PO, tanggal pesanan, jenis PO, tanggal PO terakhir yang diubah, kuantitas, nomor bagian dan deskripsi, harga, standar kualitas yang diinginkan.  Semua PO persediaan memerlukan tanda tangan manager pembelian, sedangkan PO noninventory ditandatangai oleh pembeli.

7.5.  Produksi dan penyediaan jasa

7.5.1.  Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

Pengendalian produksi dilakukan oleh manager produksi. Sedangkan, Layanan Pelanggan bawah arahan manajer layanan pelanggan. Pertumbuhan menyediakan berbagai fungsi pelayanan kepada pelanggan, yang meliputi berikut: garansi perbaikan dan out-perbaikan-garansi.

7.5.2.  Validasi proses produksi dan penyediaan jasa

Validasi ulang proses dan prosedur serta rekualifikasi produk dilakukan baik setiap tahunnya.  Selain itu, karena kualitas produk yang terukur baik kuantitatif  dan tingkat subjektif, penerimaan pengujian produk harus dilakukan dengan memenuhi syarat operator uji menggunakan alat uji dikalibrasi.

7.5.3. Identifikasi dan lacak

Pertumbuhan menggunakan pengidentifikasi produk (PI) untuk menentukan penjualan dan pemasaran produk. Setiap perubahan dari produk diidentifikasi melalui ECO proses. Jika produk dikirimkan yang tidak memenuhi penuh spesifikasi, kesepakatan bersama dibentuk antara penjualan dan pelanggan.

7.5.4.  Milik Pelanggan

Perusahaan mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi, dan menjaga milik pelanggan yang disediakan dalam produk. Layanan pelanggan juga menyediakan manajemen yang dibutuhkan untuk bidang pertukaran, loaners, atau unit evaluasi yang ditangani dengan cara yang sama sebagai produk kembali untuk perbaikan atau perbaikan. Setiap peralatan pelanggan milik atau bahan yang hilang atau rusak dalam  cara dilaporkan kepada manajer layanan pelanggan untuk disposisi dan korektif tindakan dengan pelanggan.

7.5.5.  Preservasi produk

Setelah produk yang diverifikasi dan diterima, produk dimasukkan ke dalam gudang yang aman untuk penyimpanan. Pengawas gudang bertanggung jawab untuk menangani transaksi dan aktivitas masuk dan keluar dari gudang untuk mencegah kerusakan atau kesalahan penempatan produk. Produk jadi yang meninggalkan area gudang harus masuk keluar pada lembar kerja sign-out.

8. Pengukuran, analisis, dan perbaikan

8.1 Umum

PT Maya Food Industries merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis, dan perbaikan yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk terhadap spesifikasi dan terhadap manajemen mutu.

8.2.  Pemantauan dan pengukuran

8.2.1 . Kepuasan pelanggan

Manajer penjualan dan pemasaran bertanggung jawab untuk manajemen kepuasan pelanggan.Metode yang digunakan untuk menentukan dan meningkatkan kepuasan pelanggan dan menentukan dan meminimalkan ketidakpuasan pelanggan mencakup survei pelanggan, pelanggan layanan umpan balik, dan umpan balik dari kantor penjualan dalam bentuk laporan mingguan.

8.2.2.  Audit Internal

Semua protokol audit dikelola oleh tim SMM 3Q. Selain itu, tim tersebut juga menentukan jadwal audit kualitas internal, yang biasanya diaudit secara tahunan. Rekaman hasil audit mutu internal, dicatat pada kualitas internal dan dilaporkan oleh auditor.

8.2.3.  Pemantauan dan pengukuran proses

program audit ekstensif pertama dan kedua pihak untuk memastikan bahwa
proses produksi berjalan efisien dan efektif. Selain itu, perusahaan menggunakan teknik analitis untuk mengevaluasi efektivitas dari proses tersebut. Perusahaan juga menggunakan sistem ekstensif tindakan korektif dan pencegahan, yang termasuk keluhan pelanggan terhadap produk yang signifikan, untuk menyelidiki dan menyelesaikan masalah yang terkait dengan proses.

8.2.4.  Pemantauan dan pengukuran produk

Pemantauan dan pengukuran produk tidak hanya meliputi pemeriksaan dan proses pengujian produk tapi juga program yang ekstensif di-proses dan inspeksi akhir dan pengujian produk. Tim SMM 3Q bertanggung jawab untuk pemeriksaan semua dan uji prosedur.

8.3.  Pengendalian produk yang tidak sesuai

Divisi Quality Control PT Maya Food Industries harus selalu memastikan kondisi produk akhir agar sesuai dengan persyaratan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki. Proses pengendalian harus sesuai dengan prosedur yang telah terdokumentasi beserta bagaimana tanggung jawab dan kewenangannya.

Prosedur pengendalian dapat dilakukan dengan tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang terdeteksi, membolehkan penggunaan dan penerimaan melalui konsesi oleh jajaran petinggi perusahaan atau konsumen, melakukan tindakan pencegahan penggunaan, dan melakukan tindakan koreksi dengan verifikasi ulang.

Segala tindakan perbaikan harus terdokumentasi (lihat 4.2.4)

8.4.  Analisis Data

Perusahaan melakukan  analisis data untuk melihat kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi apakah tindakan koreksi berkesinambungan dapat dilakukan.

Analisis data harus berkaitan dengan kepuasan konsumen, kesesuaian produk dengan persyaratan, proses produksi, dan pemasok.

8.5. Perbaikan

8.5.1.  Perbaikan berkesinambungan

Perusahaan terus-menerus memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif, dan pencegahan dan tinjauan manajemen.

8.5.2.  Tindakan korektif

Prosedur Dokumen Perusahaan yang menjelaskan tindakan korektif dan pencegahan berhak “Tindakan Koreksi dan Pencegahan Proses dengan Keluhan Pelanggan.”
Proses analisa meliputi program-program berikut:  Audit program; pengaduan konsumen; pelanggan kembali; laporan masalah produk rekayasa dan dokumentasi pengendalian perubahan;

8.5.3.  Tindakan pencegahan

Analisis Data Perusahaan sebagai tindakan pencegahan dapat dianalisa dari manufaktur, penjualan dan pemasaran, jaminan mutu, dan teknik desain untuk mendeteksi dan menghilangkan penyebab potensial ketidaksesuaian. Data tersebut ditampilkan sebagai bagan Pareto setiap bulan dan dilaporkan sebagai bagian dari proses tinjauan manajemen. Tindakan pencegahan terbentuk dari semua administrasi dan operasional (misalnya, perbaikan dalam penggunaan orang, mesin, instrumentasi, fasilitas, dan uji prosedur).

DAFTAR PUSTAKA

  1. [BSN] Badan Standarisasi Nasional. 2010. SNI ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan.
  2. Arthatiani FY. 2008. Penerapan Manajemen Mutu Terpadu pada PT Maya Food Industries di Kota Pekalongan. Skripsi. Bogor: Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan, IPB.
  3. Schlickman Jay. 2003. IS0 9001:2000 Quality Management System Design. Norwood: Artech House, Inc.
  4. Pande PS., Neuman RP., Cavanagh RR. 2000. The six sigma way. New York: McGraw-Hill.
  5. Hoyle David. 2006. ISO 9000 Quality System Handbook. Oxford: Butterworth-Heinemann.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: