JURNAL DAN BULLETIN

No.13 Volume I, Tahun 2011. [Klik Disini]

SISTEM MANAJEMEN MUTU 3Q (QUALITY CONTROL, QUALITY ASSURANCE, DAN QUALITY MANAGEMENT)

[M. Maqfuri, I. Permadi, D. Novitri, M. R. Pahlevi]

I.  PENDAHULUAN

Mengingat kebutuhan dan harapan konsumen/ pelanggan terus berkembang, ketatnya persaingan usaha dan kemajuan teknologi, maka suatu perusahaan yang ingin terus menjaga eksistensinya didorong untuk terus pula memperbaiki dan meningkatkan mutu produk dan prosesnya. Dengan demikian, perusahaan akan selalu menganalisis persyaratan pelanggan, menspesifikasi semua proses yang berkontribusi terhadap pencapaian mutu produk, menjaga terkendalinya semua proses, perbaikan secara berkesinambungan, dan yang paling yaitu memberikan keyakinan terhadap pelanggan bahwa perusahaan selalu menghasilkan produk yang konsisten dalam memenuhi persyaratan pelanggan.

Usaha yang dilakukan perusahaan untuk memberikan jaminan mutu tergantung bagaimana karakeristik perusahaan itu sendiri. Namun, secara umum kini jaminan mutu telah berkembang menjadi suatu sistem, bukan lagi pengendalian, pemeriksaan, dan pengujian saja. Oleh sebab itu, muncullah suatu Sistem Manajemen Mutu (SMM).

Menurut Feigenbaum, manajemen mutu merupakan pemaduan upaya-upaya pengembangan, pemeliharaan, dan perbaikan mutu dari berbagai kelompok dalam perusahaan, sehingga produk dan jasa mencapai tingkat yang ekonomis dan memuaskan pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu (SMM) merupakan suatu kerangka utama bagi pelaksanaan program-program mutu terpadu. SMM berupa bentuk perkembangan metode jaminan mutu yang menggabungkan sistem dengan motivasi karyawan. Kerangka kerja dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa hanya produk dan jasa yang sesuai yang akan diterima oleh konsumen. SMM memadukan semua unsur yang diperlukan oleh organisasi untuk meningkatkan kepuasan konsumen secara kontinu melalui produk jasa dan proses yang lebih baik.

Diperlukan perangkat-perangkat manajemen yang baik dan tertulis/ terdokumentasi untuk membangun suatu SMM. Perangkat-perangkat tersebut di antaranya: 1) struktur organisasi yang kuat, 2) kebijakan dan sasaran mutu, 3) Standard Operating Procedures (SOP), 4) instruksi kerja, dan 5) Check list.

Kini telah dikenal banyak SMM pada dunia industri pangan, yang berprinsip pada sistem yang terdokumentasi, di antaranya:

  • ISO 9000 (Sistem Manajemen Mutu Produk)
  • ISO 22000 dan HACCP (Sistem Manajemen Keamanan Pangan)
  • Six Sigma (Sistem Manajemen Mutu yang menitikberatkan pada pengurangan cacat produk)
  • SMM Deming Prize
  • SMM Malcolm Baldrige Award

Delapan prinsip manajemen mutu yang tercantum dalam sistem manajemen mutu ISO 9000 versi 2000 dianggap cukup universal sebagai dasar untuk membangun SMM di suatu perusahaan. Pelopor prinsip itu adalah fokus kepada pelanggan, kepemimpinan, keterlibatan karyawan, pendekatan proses, pendekatan sistem kepada manajemen, perbaikan kontinu, pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan dan hubungan dengan pemasok dengan manfaat bersama.

Pengarahan dan pengendalian mengenai mutu meliputi penyusunan:

  • Kebijakan Mutu (keseluruhan arah dari suatu perusahaan berkaitan dengan mutu yang secara formal dinyatakan manajemen puncak).
  • Tujuan Mutu (sesuatu yang akan dicapai yang berkaitan dengan mutu).
  • Rencana Mutu (difokuskan untuk menyusun tujuan dan sasaran mutu serta melakukan spesifikasi proses-proses operasi penting dan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut).

Suatu Sistem Manajemen Mutu dapat diilustasikan sebagai berikut.

II.  PEMBAHASAN

Sistem jaminan mutu yang menganut konsep modern terdiri dari tiga kunci sukses utama Q (3Q), yaitu: Quality Control (QC), Quality Assurance (QA), dan Quality Management (QM). Perkembangan dari ketiga kunci tersebut dapat digambarkan pada grafik berikut berdasarkan waktu selama hampir setiap 20 tahun dari setiap perkembangan ke perkembangan selanjutnya sepanjang abad ke-20.

 

Gambar 1. Perkembangan Quality Control

Perkembangan Quality Control (QC) sekurang-kurangnya meliputi tiga evolusi, yaitu: Operator QC, Foremen QC, dan Inspection QC.Dari semua perkembangan itu, dapat dikatakan bahwa QC ini bekerja dalam hal pemeriksaan hasil pekerjaan terhadap produk, baik produk antara maupun produk akhir. Selanjutnya, skala produksi yang meningkat memicu adanya spesialisasi dan kehadiran mandor yang mengawasi kinerja para spesialis penghasil barang. Semakin besar skala produksi semakin besar pula gangguan yang dirasakan. Maka dari itu, diperlukan inspektor (pemeriksa) yang bekerja dengan fokus pada pemeriksaan saja secara ‘full time’ sehingga terpisah dari divisi produksi. Sifat utama QC adalah reaktif, dimana QC ini hanya bekerja setelah terjadinya produksi meliputi inspeksi, pengawasan, dan pengukuran terhadap produk.

Pemeriksaan mutu (QC) masih dirasakan belum menjawab tantangan perkembangan teknologi dan perkembangan persyaratan mutu yang dibutuhkan oleh konsumen. Teknik ini lebih merupakan pemeriksaan yang tidak menjangkau permasalahan mutu secara menyeluruh. Oleh karena itu, diperlukan suatu pendekatan/ konsep baru yang lebih komprehensif. Pendekatan ini tentunya bersifat proaktif (menyeluruh atau tidak hanya pada bagian produksi saja), meliputi perencanaan, perancangan, pengadaan bahan, transportasi, penyimpanan, dan sebagainya. Konsep ini adalah Jaminan Mutu (Quality Assurance). Jadi, tugas utama dari QA adalah pencegahan terjadinya penyimpangan mutu dan perbaikan mutu.

Selanjutnya, muncul konsep Quality Management (QM).  Konsep ini bertujuan memadukan usaha pengembangan, pemeliharaan, dan penyempurnaan mutu oleh berbagai kelompok dalam perusahaan sehingga pemasaran, perekayasaan, produksi, dan pelayanan terlaksana pada kondisi yang paling ekonomis demi kepuasan penuh konsumen. Dengan konsep ini, seluruh anggota perusahaan baik pimpinan maupun karyawan berpartisipasi, sadar, dan bertanggung jawab terhadap mutu. Perbaikan mutu secara terus-menerus demi kepuasan konsumen menjadi hal utama bagi QM.

Tabel 1. Ciri-ciri dari Konsep Mutu

Kriteria QC QA QM
Sifat/ model reaktif proaktif proaktif
Fokus produk proses bisnis keseluruhan
Durasi waktu pendek menengah panjang
Tanggung jawab lini produksi pabrik perusahaan
Aktivitas Doing thing right Doing the right thing Setting the right system

Berdasarkan tabel tersebut dapat dilihat perbedaan antara ketiga konsep mutu tersebut. Secara umum, ketiga konsep tersebut memiliki ranah objek tersendiri. Namun, ketiganya saling berhubungan satu sama lain. Quality assurance merupakan implementasi praktis (spesifik pada proses produksi) dari quality management, dan quality control merupakan alat ukur bagi penerapan quality assurance.

Penerapan sistem manajemen mutu 3Q dapat dilakukan dengan membuat panduan yang berisi titik-titik penting yang berhubungan dengan quality control, quality assurance, dan quality management. Dengan menggunakan panduan tersebuat pemantauan terhadap sistem manajemen mutu di segala aspek 3Q dapat dilakukan dengan mudah. Pemantauan dilakukan dari tahap pembuatan kebijakan mutu sampai dengan feedback konsumen terhadap mutu produk yang telah dihasilkan.

Rancangan sistem manajemen mutu 3Q:

1.      Ruang lingkup

2.      Istilah dan definisi

3.      Sistem manajemen mutu

3.1.       Inti manajemen

3.2.       Tanggung jawab manajemen

3.3.       Dokumentasi

4.      Manajemen sumber daya

4.1.       Penyediaan sumber daya

4.2.       Sumber daya manusia

5.      Realisasi produk

5.1.       Perencanaan internal

5.2.       Perencanaan eksternal

5.3.       Desain dan pengembangan

5.4.       Pembelian bahan baku

5.5.       Proses produksi

6.      Pengukuran, analisis, dan perbaikan

6.1.       Umum

6.2.       Pemantauan dan pengukuran

6.3.       Peralatan pengukuran

6.4.       Pengendalian produk yang tidak sesuai

6.5.       Analisis data produk dan proses produksi

6.6.       Perbaikan

A. KlausulSistem Jaminan Mutu 3Q

1. Ruang Lingkup

Klausul standar ini diterapkan untuk organisasi (perusahaan) yang menghasilkan suatu produk tertentu.Penerapan standar manajemen mutu ini berdasarkan aspek Quality Control, Quality Assurance, dan Quality Management.

Penggunaan standar pada sistem jaminan mutu bertujuan untuk:

a)        Mengurangi cacat produksi dan keragaman produk

b)        Menghasilkan produk yang memiliki mutu tinggi

c)        Meningkatkan nilai kepuasan pelanggan dengan memperhatikan aspek kenyamanan dan keamanan produk

2. Istilah dan Definisi

Dalam klausul juga ditambahkan simbol angka yang bertujuan untuk pengelompokan klausul menurut ranah 3Q.

Angka 1 menunjukkan quality control

Angka 2 menunjukkan quality assurance

Angka 3 menunjukkan quality management

3. Sistem Manajemen Mutu

3.1. Inti manajemen

Inti dari penerapan sistem manajemen mutu 3Q adalah:

a)         Plan3. kegiatan yang bertujuan untuk memantapkan tujuan dan prosesyang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dankebijakan organisasi.

b)        Do. Kegiatanyang bertujuan untuk menjalankan proses.

c)         Chek1,2.  Tahapan proses monitoring dan evaluasiterhadap proses dan produk yang tidak sesuai dengan kebijakan, tujuan danpersyaratan produk serta melaporkan hasilnya.

d)        Act2. Tahapanmelaksanakan tindakan untuk proses pengembangan berkelanjutan.

3.2. Tanggung Jawab Manajemen3

Manager puncak harus menyusun dan mengimplementasikan kebijakan mutu yang diterapkan dengan efektif, serta menjamin sumber daya yang mendukung dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu. Di samping itu, manajer puncak harus memastikan tanggung jawab dan wewenang ditetapkan, dikomunikasikan, dan dipahami oleh seluruh anggota organisasi.

3.3. Dokumentasi

3.3.1. Umum

Dokumentasi dilakukan untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif. Dokumentasi mencakup:

a)    Kebijakan mutu dan sasaran mutu1

Manajemen menentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu sebagai bentuk aplikasi dari sistem manajemen mutu 3Q. Sasaran mutu merupakan tujuan akhir dari penerapan kebijakan mutu.

b)   Manual mutu2

Manual mutu merupakan penjabaran lebih rinci tentang kebijakan mutu

c)    Prosedur2 dan rekaman1

Prosedur merupakan tata cara untuk melakukan tindakan atau proses tertentu. Segala proses yang telah ditentukan kemudian dicatat dalam sebuah rekaman.

3.3.2. Kebijakan mutu3

Kebijakan mutu yang disusun manajer puncak harus:

a)        Sesuai dengan tujuan organisasi

b)        Memiliki komitmen untuk menerapkan manajemen mutu yang efektif

c)        Memiliki kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu

d)       Dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh anggota organisasi

e)        Ditinjau terus-menerus agar sesuai

Tujuan dari kebijakan mutu diimplementasikan dalam sebuah sasaran mutu.

Pimpinan puncak harus memastikan:

a)        Sasaran mutu yang dicapai relevan dengan organisasi dan dapat diukur

b)        Integritas sistem manajemen mutu

3.3.3. Dokumen2

Dokumen merupakan informasi yang dilengkapai dengan media pendukung. Prosedur terdokumentasi diperlukan untuk:

a)         Meninjau dan menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan

b)        Meninjau dan memutakhirkan seperlunya

c)         Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan

d)        Memastikan bahwa versi relevan dan revisi dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian

e)         Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali

f)         Memastikan bahwa dokumen luar yang diadopsi dapat diidentifikasi dan dikendalikan

3.3.4. Rekaman1

Rekaman merupakan bagian dari dokumen yang menunjukkan bukti bahwa kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu. Pengendalian rekaman diperlukan untuk:

a)         Identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, danpembuangan rekaman

b)        Memastikan rekaman mudah dibaca, siap ditunjukkan, dandiambil.

4. Manajemen Sumber Daya

4.1. Penyediaan sumber daya3

Sumber daya yang harus disediakan meliputi:

a)    Penerapan sistem manajemen mutu

b)   Perbaikan sistem manajemen mutu

c)    Peningkatan pelayanan dan kepuasan terhadap pelanggan

4.2. Sumber daya manusia

4.2.1. Umum

Pekerjaan yang diberikan pada setiap personel harus sesuai dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman.

4.2.2. Kompetensi3

Organisasi harus:

a)    Menetapkan konpetensi dasar sumber daya manusia yang sesuai

b)   Mengadakan pelatihan untuk mencapai kompetensi yang diperlukan

c)    Menilai keefektivan tindakan yang dilakukan

d)   Menanamkan rasa memiliki dan peduli terhadap organisasi

e)    Memeliharan rekaman tentang kompetensi para personel

4.2.3. Sarana dan Prasarana2,3

Organisasi harus menyediakan:

a)    Gedung, ruang kerja, dan sarana penting terkait

b)   Peralatan proses (software dan hardware)

c)    Jasa pendukung (transportasi dan sistem komunikasi)

d)   Lingkungan kerja yang kondusif untuk mencapai sasaran mutu

5. Realisasi Produk

5.1. Perencanaan internal2

Organisasi secara konsisten harus merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Organisasi harus menetapkan:

a)      Persyaratan mutu produk

b)      Sarana dan prasarana untuk menjalankan proses

c)      Metode pemantauan, sistem verifikasi dan validasi

d)     Rekaman proses

5.2. Perencanaan eksternal

5.2.1. Persyaratan dan regulasi3

Organisasi harus menetapkan:

a)        Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan (berkaitan dengan mutu produk)

b)        Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan (berkaitan dengan keamanan produk)

c)        Persyaratan yang berkaitan dengan undang-undang

d)       Persyaratan tambahan yang diperlukan

5.2.2. Komunikasi pelanggan3

Organisasi harus membentuk sistem komunikasi efektif dengan pelanggan yang mencakup informasi produk, pertanyaan dan pemesanan, serta umpan balik dari pelanggan.

5.3. Desain dan pengembangan3

Organisasi harus menetapkan desain dan pengembangan produk dengan cara:

a)    Perencanaan desain dan pengembangan produk (penentuan desain, prosedur verifikasi, dan pembagian tanggung jawab)

b)   Memberikan masukan terhadap desain dan pengembangan (internal dan eksternal)

c)    Verifikasi terhadap keluaran desain dan pengembangan

d)   Tinjauan desain dan pengembangan, untuk menilai dan mengidentifikasi masalah pada keluaran desain

e)    Verifikasi desain dan pengembangan

f)    Validasi desain dan pengembangan

g)   Pengendalian terhadap perubahan desain dan pengembangan

5.4. Pembelian bahan baku2

Organisasi harus memastikan:

a)    Spesifikasi produk yang dibeli harus sesuai dengan persyaratan pembelian

b)   Persyaratan pembelian diuraikan dan dipahami dengan jelas (produk, personel, sistem manajemen mutu)

c)    Verifikasi terhadap produk yang dibeli

5.5. Proses produksi2

Selama berlangsungnya proses produksi, organisasi harus memastikan:

a)         Pengendalian produksi (mencakup informasi, metode pengukuran, sarana)

b)        Validasi proses produksi (mencakup kriteria validasi dan pemakaian metode validasi)

c)         Identifikasi terhadap status produk sehubungan dengan persyaratanpemantauan dan pengukuran sepanjang realisasi produk

d)        Pemeliharaan kepemilikan pelanggan (kepemilikan intelektual dan data personel)

e)         Penyimpanan dan preservasi produk dilakukan dengan baik

6. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

6.1. Umum

Tujuan dari pengukuran, analisis, dan perbaikan adalah  untuk memastikan kesesuaian prosuk dengan persyaratan dan sistem manajemen mutu. Hal ini mencakup penetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya.

6.2. Pemantauan dan pengukuran1

Pemantauan dan pengukuran yang dilakukan organisasi harus mencakup:

a)    Metode pengukuran kepuasan pelanggan

b)   Audit internal secara rutin dan dilanjutkan dengan verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi

c)    Pemantauan dan pengukuran proses

d)   Pemantauan dan pengukuran produk

6.3. Peralatan pengukuran2

Pengukuran dilakukan untuk membuktikan kesesuainya produk dengan persyaratan yang ditetapkan. Penggunaan alat ukut harus:

a)         Dikalibrasi dan diverifikasi secara rutin

b)        Setting ulang dengan benar, apabila diperlukan

c)         Memiliki identitas yang menunjukkan status

d)        Melindungi dari kerusakan

6.4. Pengendalian produk yang tidak sesuai2

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait dan kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai. Produk yang tidak sesuai dapat ditangani dengan cara:

a)      Menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan

b)      Membolehkan pemakaian, pelepasan atau penerimaan melalui konsesi olehkewenangan yang relevan

c)      Melakukan tindakan untuk mencegah pemakaian atau aplikasi awal

d)     Mengambil tindakan yang sesuai pengaruh potensial dari ketidaksesuaian ketika produk yang tidak sesuai dideteksi setelahpenyerahan atau penggunaan telah dimulai

6.5. Analisis data produk dan proses produksi1

Analisis data dilakukan untuk mengevaluasi keefektivan sistem manajemen mutu dan menetapkan apakah diperlukan perbaikan pada sistem manajemen mutu. Analisis data yang dilakukan mencakup:

a)      Kepuasan pelanggan

b)      Kesesuaian dengan persyaratan produk

c)      Karakteristik proses produksi

d)     Pemasok

6.6. Perbaikan

Organisasi secara berkelanjutan melakukan perbaikan yang berhubungan dengan efektifitas manajemen mutu. Perbaikan yang dilakukan mencakup kebijakan mutu, proses produksi, metode pemantauan, dan metode analisis.

Organisasi sebisa mungkin harus dapat mencegah dan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terjadi pada produk maupun pada proses sesuai dengan deteksi awal gejala ketidaksesuaian.

Tindakan preventif dan korektif yang dilakukan mencakup:

a)      Penetapan titik kritis penyebab ketidaksesuaian

b)      Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan

c)      Peninjauan efektifitas tindakan preventif dan korektif yang dilakukan

III. KESIMPULAN

Sistem manajemen mutu diperlukan oleh organisasi atau perusahaan untuk dapat mengatur manajemen dan proses produksi, sehingga menghasilkan manajemen yang efektif dan produk yang bermutu tinggi. Manajemen modern melakukan pendekatan 3Q (Quality Control, Quality Assurance, dan Quality Management) untuk diterapkan di dalam organisasi. Pendekatan 3Q tersebut kemudian dijabarkan dalam panduan mutu yang berisi klausul untuk mempermudah dan memperjelas pemahaman di seluruh aspek organisasi. Penggunaan sistem manajemen mutu 3Q diharapkan dapat mengurangi potensi terjadi ketidaksesuai produk dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

  1. Alli, I. 2004.  Food Quality Assurance: Principle and Practices. CRC Press, NY.
  2. Dillon, M and Griffith. C. 2001.  Auditing in The Food Industry.  CRC Press. England.
  3. Hoyle, D.  1994.  Quality System Handbook. Butterworth-Heinmann, Ltd. Oxford.
  4. Newslow, D. L.  2001.  The ISO 9000 Quality System: Application in Food and Technology.  Wiley Interscience, NY.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: