JURNAL DAN BULLETIN

No.14 Volume I, Tahun 2011. [Klik Disini]

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

[A. Romulo, A. I. Permana,  M. Devega, E. Susilo, R. Surya]

I. LATAR BELAKANG

Pangan merupakan salah satu kebutuhan pokok manusia. Akan tetapi sekarang ini manusia tidak melihat pangan hanya sebagai kebutuhan pokok saja. Saat ini dalam memenuhi kebutuhan akan pangan mereka sudah menjadikan pangan sebagai bagian dari lifestyle. Masyarakat lebih jeli dalam menentukan pangan yang akan di konsumsi. Merekapun sekarang menuntut adanya keamanan pangan dan nilai lebih terhadap pangan yang mereka konsumsi (nilai nutrisinya).  Apalagi seringnya muncul kasus-kasus seperti mencuatnya kasus keracunan pangan catering, kasus melamin pada susu formula, serta kasus Indomie di Taiwan beberapa waktu lalu.

Kebutuhan akan keamanan pangan dapat diterapkan mulai dari yang menghasilkan, membuat, menangani ataupun yang menyediakan makanan. Mereka harus mampu menunjukkan cukup bukti dalam mengidentifikasi dan mengendalikan bahaya yang bisa berdampak pada keamanan pangan. Berdasarkan hal tersebut itulah, banyak industri pangan terdorong berusaha mengikuti keinginan konsumennya dengan jalan menjamin mutu pada produk yang dihasilkannya.

HACCP (Hazard Analysis Critical Central Point) atau ISO 22000 mengenai sistem manajemen keamanan pangan adalah proses sistem kontrol yang di desain untuk identifikasi dan mencegah mikrobia dan bahaya lainnya dalam produksi makanan dan keseluruhan rantai makanan. HACCP meliputi tahapan pendesainan untuk mencegah masalah sebelum hal ini terjadi dan untuk mengoreksi penyimpangan secara sistematis dan cepat sehingga dapat mendeteksi masalah yang ada. HACCP/ISO 22000 memungkinkan produsen, pengolah, distributor, eksportir dan lain sebagainya dari produk pangan untuk menggunakan sumber daya teknik secara efisien dan dalam cara biaya yang efektif dalam jaminan keamanan pangan.

Susunan jaminan mutu paling banyak didasarkan pada prinsip manajemen mutu dari ISO 9000/ISO 22000 dan konsep HACCP. Dasar standar mutu menyediakan perbaikan dalam kejelasan proses, membantu untuk mendeteksi dan menghindari kegagalan sistematik dan traceability. ISO 22000 adalah perbaruan dari standard ISO 9000 dan juga yang mengkombinasikan standar ISO 9000 dan konsep HACCP ke dalam satu standar.

Dengan mengaplikasikan HACCP dengan ISO 9001 quality management system menghasilkan sistem yang lebih efektif daripada hanya menggunakan HACCP atau ISO 9001 secara sendiri-sendiri. Hal ini juga bertujuan untuk meningkatkan kepuasan konsumen dan memperbaiki keefektifan dalam pengorganisasiannya.

Gambar 1. Model Proses berdasarkan Sistem Manajemen

Total Quality Management (TQM) merupakan filosofi dan kumpulan prinsip yang menggambarkan fondasi dari perbaikan yang sinambung dari suatu organisasi (Rampersad, 2001). TQM berfokus pada keterlibatan rutin serta partisipasi dari semua orang dalam organisasi tersebut. TQM menyediakan jalan untuk memperbaiki kinerja secara stabil dalam setiap tingkat aktivitas dengan menciptakan perbaikan yang sinambung di lingkungan kerja berdasarkan kerja sama, saling percaya, dan menghargai (Rampersad, 2001).

Industri pangan merupakan bisnis yang memiliki persaingan yang ketat sehingga kualitas produk menjadi hal yang harus diutamakan dalam proses produksi. Keberadaan suatu perusahaan dan kualitas produknya tidak lepas dari kuatnya prinsip manajemen kualitas yang diterapkan. Kualitas merupakan kemampuan dari barang atau jasa untuk memenuhi harapan pelanggan (Monks, 1995). Kualitas tidak dapat diciptakan sendiri oleh pihak perusahaan. Kualitas harus dibangun atas kerja sama dengan pihak-pihak yang terkait, salah satunya adalah penyalur. Hubungan yang tidak baik dengan penyalur dapat mengakibatkan kualitas yang buruk (Holt, 1990).

Tingkat kerja sama antara perusahaan pangan dengan penyalur akan mempengaruhi keputusan yang dibuat oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini dibutuhkan suatu pengaturan dalam hubungan antara perusahaan pangan dengan penyalur, salah satunya adalah optimalisasi Supplier Quality Assurance kedua belah pihak.

II. PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN MUTU

Pengertian mutu terus berkembang dari masa ke masa. Awalnya konsep mutu hanya memfokuskan pada kesesuaian dengan persyaratan. Hal ini dapat kita lihat dari definisi mutu yang disampaikan oleh Josep M. Juran yaitu “mutu sebagai kecocokan

untuk pemakaian (fitness for use)”. Sementara W. Edwards Deming menyatakan perlunya perbaikan dan pengukuran mutu secara terus menerus untuk mengeleminasi

variasi, dengan menggunakan alat-alat statistik. Strategi Deming ini bersifat bottom-up dimana karyawan harus terlibat dalam memecahkan persoalan.

Dalam perjalanannya konsep mutu berkembang ke arah kepuasan pelanggan. Organisasi dalam menyediakan produk atau jasa harus sesuai persyaratan yang diekspresikan oleh pelanggan. Lebih lanjut konsep mutu meminta organisasi agar mampu menangkap persyaratan latent pelanggan. Organisasi perlu terus menerus menciptakan ide baru atau inovasi untuk memenuhi persyaratan tersebut. Definisi Mutu sebagai berikut :

“Quality : Customer delight with unexpected new quality achieved by identifying and meeting customers’ latent requirements”.

B. SISTEM MANAJEMEN MUTU (ISO 9001:2008)

Perancangan dan penerapan sistem manajemen mutu perusahaan dipengaruhi oleh kebutuhan yang bervariasi, diantaranya adalah tujuan, produk yang disediakan, proses yang digunakan, dan ukuran serta struktur dari perusahaan tersebut. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 mengajukan adopsi pendekatan proses ketika mengembangkan, menerapkan, dan meningkatkan keefektifan suatu sistem manajemen mutu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan.

Sistem mutu menurut ISO 9000 dalam Kadarisman (1994) mencakup:

1. Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh produk atau jasa, yang     menunjukan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang ditentukan (tersurat) maupun yang tersirat;

2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan organisasi (perusahaan) yang berkaitan dengan mutu yang secara formal dinyatakan oleh pimpinan puncak;

3. Manajemen Mutu adalah seluruh aspek fungsi manajemen yang menetapkan dan melaksanakan kebijakan mutu yang telah dinyatakan oleh pimpinan puncak;

4. Pengendalian Mutu, teknik-teknik dan kegiatan-kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu. Pengendalian mutu meliputi monitoring suatu proses, melakukan tindakan koreksi bila ada ketidaksesuaian dan menghilangkan penyebab timbulnya hasil yang kurang baik pada tahapan rangkaian mutu yang relevan untuk mencapai efektivitas yang ekonomis;

5. Jaminan Mutu, adalah seluruh perencanaan dan kegiatan sistematis yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan (jaminan) yang memadai bahwa suatu produk atau jasa akan memenuhi persyaratan tertentu.

Sebuah organisasi dapat berfungsi dengan efektif jika dapat mengidentifikasi dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Suatu kegiatan yang memakai sumber daya untuk merubah suatu masukan menjadi hasil dapat dikatakan sebagai suatu proses. Hasil suatu proses dapat merupakan masukan dari proses berikutnya. Pendekatan proses adalah penggunaan suatu sistem proses dalam suatu perusahaan beserta identifikasi, interaksi, serta manajemen dari proses yang ada.

Keuntungan dari pendekatan proses adalah kontrol yang terus menerus terhadap hubungan antara proses individual dalam sistem proses dan juga terhadap kombinasi dan interaksinya. Standar internasional ISO 9001:2000 menentukan persyaratan bagi sistem kualitas agar sebuah perusahaan memperagakan kemempuannya untuk secara konsisten menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku guna meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem secara efektif.

Beberapa hal yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah :

1.      Mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya di seluruh organisasi.

2.      Menentukan urutan interaksi dari proses-proses tersebut.

3.      Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan pelaksanaan dan pengendalian proses tersebut efektif.

4.      Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk            mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut.

5.      Memantau, mengukur, dan menganalisa proses tersebut, serta

6.      Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan, dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tersebut.

Jaminan mutu (quality assurance) sebagai bagian dari menejemen mutu yang difokuskan pada pemberian keyakinan bahwa persyaratan mutu akan terpenuhi. Secara teknis, jaminan mutu pengujian dan atau kalibrasi dapat diartikan sebagai keseluruhan kegiatan yang sistematik dan terencana yang diterapkan dalam pengujian dan atau kalibrasi sehingga memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa data yang dihasilkan memenuhi persyaratan mutu sehingga dapat diterima oleh pelanggan atau pengguna. Jaminan mutu yang diterapkan harus meliputi semua aspek dalam pengujian dan atau kalibrasi termasuk pengambilan sampel hingga pelaporan.

Pengendalian mutu (quality control) merupakan bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada pemenuhan persyaratan mutu. Dengan kata lain, pengendalian mutu adalah suatu tahapan dalam prosedur yang dilakukan untuk mengevaluasi suatu aspek teknis pengujian dan atau kalibrasi. Dalam penerapannya, pengendalian mutu merupakan cara pengendalian, pemantauan, pemeriksaan yang dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen :

a.       melakukan penghitungan alternative

b.      pembandingan dengan hasil pengujian atau kalibrasi sebelumnya yang serupa

c.       melakukan pengujian atau kalibrasi ulang

d.      meninjau dokumen, rekaman, atau prosedur terkait

Melalui jaminan mutu dan pengendalian mutu yang sistematik dan terencana, tahapan dalam proses pengujian dan atau kalibrasi dapat dikendalikan, dipantau, dan diperiksa untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu berjalan secara efektif melalui :

a. mengukur apa yang sedang terjadi

b. membandingkan terhadap apa yang seharusnya terjadi

c. melakukan suatu tindakan apabila ada perbedaan atau ketidaksesuaian

C. PRINSIP MANAJEMEN MUTU

Untuk memimpin dan mengoperasikan organisasi dengan berhasil, perlu mengarahkan dan mengendalikannya secara sistematis dan transparan. Keberhasilan organisasi dapat dicapai melalui penerapakn sistem manajemen yang didesain untuK selalu memperbaiki kinerja dan menanggapi kebutuhan pelanggan/semua stakeholder.

Berkaitan dengan kebutuhan pelanggan, Hermawan Kertajaya (2003) menyatakan bahwa :“Ketika pasar keluar dari monopoli karena adanya pesaing yang masuk, maka pelanggan tidak hanya mempunyai kebutuhan (wants) dan keinginan (needs) tetapi mereka sudah membangun harapan (expectation) dalam benak mereka. Keinginan dan harapan pelanggan bersifat dinamis atau berubah dari waktu ke waktu. Secara umum dapat dipostulatkan bahwa pelanggan yang memiliki tingkat sotisfikasi yang tinggi akan mempunyai keinginan yang semakin spesifik dan harapan yang semakin tinggi. Dengan demikian tingkat permintaan pelanggan merupakan faktor yang menyebabkan perubahan kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan “.

Dengan demikian tingkat kedewasan/pemikiran pelanggan akan mempengaruhi permintaannya, apakah pelanggan telah enlightened, informationalized, dan empowered atau mungkin sebaliknya. Ketiga dimensi ini perlu diperhatikan untuk menanggapi permintaan pelanggan/stakeholder. Seorang Enlightened Customer adalah pelanggan yang memiliki pandangan / visi ke depan, lebih rasional serta sanggup mempenggaruhi pelanggan lain. Informationalized Customer adalah pelanggan yang mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi pipihan-pilihan yang ada, hal ini terkait mudah dan cepatnya pelanggan memperoleh informasi. Empowered Customer adalah kemampuan pelanggan untuk merealisasikan apa yang menjadi keputusannya. Dimensi ini dominan dalam penentuan permintaan pelanggan terutama dalam persaingan yang ketat. Kajian profil pelanggan dan dampak dari kekuatan perubahan terhadap pelanggan ini menghasilkan pengetahuan new value proposition dan new value requirements. Berkaitan hal di atas, delapan prinsip manajemen mutu dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja yaitu :

a) Fokus pada pelanggan

Organisasi bergantung pada pelanggannya, karenanya harus memahami kebutuhan kini dan mendatang dari pelanggannya, memenuhi dan berusaha melebihi harapan pelanggan.

b) Kepemimpinan

Pemimpin menetapkan kesatujuan tujuan dan arah organisasi. Mereka hendaknya menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam pencapaian sasaran organisasi.

c) Pelibatan orang

Orang pada semua tingkatan adalah inti sebuah organisasi dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk manfaat organisasi.

d) Pendekatan proses

Hasil yang dikehendaki tercapai lebih efisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses.

e) Pendekatan sistem pada manajemen

Mengidentifikasi, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai sistem memberi sumbangan untuk keefektifan dan efisiensi organisasi dalam mencapai sasaannya.

f) Perbaikan berkesinambungan

Perbaikan berkesinambungan organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sasaran tetap dari organisasi.

g) Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi.

h) Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Sebuah organisasi dan pemasoknya saling bergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai.

D. CONTOH KLAUSUL-KLAUSUL MANAJEMEN KEAMANAN PANGAN

Manajemen sumber daya merupakan salah satu kendala dalam menerapkan system ISO di perusahaan. Terkecuali untuk perusahaan – perusahaan besar yang memang telah mempunyai program yang jelas tentang SDM nya, perusahaan-perusahaan menengah ke bawah masih tetap memandang bahwa SDM adalah sebuah cost yang harus di tanggung perusahaan dalam menjalankan roda perusahaan. ISO 22000:2005 menjelaskan beberapa klausul-klausul yang harus dipenuhi dalam menjalankan manajemen SDM perusahaan.

Klausul 6.1 Ketentuan tentang sumber daya

Manajemen harus menyediakan sumber daya yang cukup dalam menerapkan sistem manajemen keamanan pangan.

Klausul 6.2 Sumber daya manusia

Klausul 6.2.1 Umum

Secara umum sama seperti ISO 9000, bahwa karyawan harus memiliki kompetensi yang cukup dalam menerapkan system. Kompetensi ini akan menyangkut pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang sesuai dengan teknik keamanan pangan. Ada beberapa jurusan yang dianjurkan masuk dalam tim keamanan pangan yaitu jurusan biologi, kimia, teknologi pangan, gizi, pertanian dan beberapa jurusan lain terkait kemampuan menganalisis bahaya. Untuk memenuhi persyaratan ini perusahaan harus mempunyai uraian pekerjaan setiap jabatan, serta kebutuhan kemampuan personil dalam menjalankan jabatan tersebut (job description dan job specification). Misal untuk seorang QC di perusahaan makanan, seharusnya dia mengerti tentang proses, kemudian memehami konsep kualitas, sekaligus mampu menentukan baik buruknya produk.

Klausul 6.2.2 Kompetensi, kepedulian dan pelatihan

Kompetensi sudah di bahas di atas, bahwa organisasi harus mempunyai personil yang mampu menjalankan tugas dari jabatannya, terutama adalah personil yang terlibat langsung dalam keamanan pangan. Kalau pelatihan ada beberapa cara dalam membuktikan bahwa perusahaan memang peduli atas kompetensi personil.

Klausul 6.3 Infrastruktur

Persyaratannya sederhana, yaitu harus menyediakan sumber daya dalam membangun dan memelihara infrastruktur yang melibatkan sistem GMP dalam infrastruktur.

III.  KESIMPULAN

Total Quality Management (TQM) merupakan filosofi dan kumpulan prinsip yang menggambarkan fondasi dari perbaikan yang sinambung dari suatu organisasi (Rampersad, 2001). TQM berfokus pada keterlibatan rutin serta partisipasi dari semua orang dalam organisasi tersebut. Penerapan Total Quality Management umumnya terangkum dalam Sistem Manajemen Mutu yang meliputi proses pengembangan produk hingga produk tiba di tangan konsumen. Pengaturan penyalur terangkum dalam Supplier Quality Assurance System yang terbagi menjadi pengaturan penyalur dan jaminan penanganan bahan. Sistem pengaturan penyalur mencakup pemilihan penyalur hingga evaluasi kinerja penyalur.

Bila perusahaan pangan telah menjalin hubungan kerja sama dengan tingkat kepercayaan yang tinggi, seringkali perusahaan tidak melakukan uji ulang terhadap kualitas barang yang dipasok perusahaan penyalur. Tetapi penyalur menjamin kualitas produk yang dipasok dengan menunjukkan sertifikat analisis produk tersebut. Dengan diterapkannya sistem seperti ini, perusahaan pangan dapat meningkatkan kualitas produk yang diproduksinya karena mengurangi masa karantina produk di gudang.

DAFTAR PUSTAKA

  1. Dubrin, A. J dan Ireland, R. D. 1993. Management and Organization (2nd ed). South-Western Publishing Co. Ohio. USA.
  2. Hadi, Anwar. 2007. Pemahaman dan Penerapan Iso/IEC 17025;2005 Persyaratan Umum Kompetensi Laboratorium Pengujian dan Laboratorium Kalibrasi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.
  3. Heinritz, S., Paul, V. F., Larry, G. dan Michael, K. 1991. Purchasing : Principles and Application (8th ed). Prentice-Hall International. UK.
  4. ISO-9001:2000. 2000. Quality Management Sistem. European Standard.
  5. Kadarisman,D. 1994.  Sistem Jaminan Mutu Pangan.  Pelatihan Singkat Dalam Bidang Teknologi Pangan, Angkatan II.  Kerjasama FATETA IPB – PAU Pangan & GIZI IPB dengan Kantor Meneteri Negara Urusan Pangan/BULOG Sistem Jaminan Mutu Pangan, Bogor.
  6. Kartajaya, Hermawan, dkk., 2002, MarkPlus on Strategy, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
  7. Monks, J. G. 1995. Operation Management. The McGraw-Hill Companies, Inc. New York.
  8. Oakland, J. S. 1993. Total Quality Management : The Route to Improving Performance. Butterworth-Heinmann Ltd. London.
  9. Rampersad, H. K. 2001. Total Quality Management : An Executive Guide to Continuous Improvement. Springer. Berlin.
  10. Wibowo, M. 2004. Efisiensi Perusahaan Melalui Penerapan Manajemen Proses Bisnis. PT Grasindo. Jakarta.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: