JURNAL DAN BULLETIN

No.3 Volume I, Tahun 2011. [Klik Disini]

SISTEM MANAJEMEN MUTU (PERSYARATAN) INDUSTRI BAKERY

[L. Fariha, U. Nurmaida, D. Askanovi, R. Aditya, V. M. Amalia]

I.  PENDAHULUAN

Ketatnya persaingan di jaman globalisasi menyebabkan suatu perusahaan saling berlomba untuk mendapatkan konsumen sebanyak mungkin dengan berbagai macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak dapat dipungkiri bahwa konsumen semakin selektif dalam memilih sebuah produkbarang/jasa yang diminati. Tidak hanya cukup dengan memberikan kualitas pelayanan terbaik dalam mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi kualitas barang/jasa yang ditawarkan juga harus mampu memberikan jaminan mutu, sehingga mau tidak mau agar mampu memenuhi tuntukan konsumen tersebut penerapan Sistem Manajemen Kualitas rupa-rupanya tidak dapat dihindari lagi.

Terdapat beberapa definisi dari kualitas. Menurut Philip B. Crosby, kualitas adalah kesesuaian terhadap persyaratan (conformance to requirement of spesification), seperti jam yang tahan air atau sepatu yang tahan lama. Pendekatan Crosby adalah proses top-down. Sedangkan menurut W. Edwards Deming, kualitas adalah pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan terus-menerus. Pendekatan Deming adalah bottom-up. Menurut Joseph M. Juran, kualitas adalah kesesuaian dengan penggunaan (fitness for use), seperti sepatu yang dirancang untuk olahraga. Pendekatan Juran adalah orientasi pada pemenuhan harapan pelanggan. Definisi kualitas menurut Westinghouse adalah performa kerja yang dapat memenuhi keinginan customer secara cepat dan tepat.

Kualitas menurut ISO 9000:2000 adalah derajat atau tingkat karakteristik yang melekat pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan. Secara konvensional kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung suatu produk, seperti: penampilan, keandalan, kemudahan penggunaan, estetika, dan sebagainya. Definisi strategik menyatakan bahwa kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan. (Gasperz, p.4)

Pengertian Sistem Manajemen Kualitas

Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (Quality Management System) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Sistem manajemen kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp.10-11):

  • Sistem manajemen kualitas mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.
  • Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.
  • Sistem manajemen kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen kualitas tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen kualitas merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.
  • Sistem manajemen kualitas mencakup elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).

Tahapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System)

Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan suatu sistem manajemen kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp. 11-17):

1.      Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan.

2.      Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi

3.      Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite pengaruh yang terdiri dari manajer-manajersenior.

4.      Menugaskan wakil manajemen (management representative)

5.      Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem

6.      Meninjau ulang sistem manajemen kualitas yang sekarang

7.      Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab

8.      menciptakan kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi

9.      Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen kualitas dalammanual kualitas (buku panduan)

10.  Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur

11.  Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci

12.  Memperkenalkan dokumentasi

13.  Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem

14.  Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen kualitas

Organisasi standardisasi internasional atau lebih dikenal dengan the International Organization for Standardization telah menerbitkan ISO 9001:2008 yang mendeskripsikanstandar untuk sebuah QMS (Quality Management System) yang digunakan sebagai landasan dan proses yang meliputi perancangan, pengembangan, dan pengiriman dari produk maupun jasa.  Suatu organisasi dapat berpartisipasi dalam pengajuan sertifikasi ISO 9001:2000  secara berkelanjutan untuk membuktikan kesesuaian mereka dengan standar yang berlaku yang termasuk dalam syarat dalam pengembangan QMS.

Penjamin mutu produk atau biasa disebut Food Quality Assurance adalah suatu tindakan untuk memonitor secara sistematis dan mengevaluasi berbagai aspek dari suatu proyek, servis ataupun fasilitas untuk memaksimalkan probabilitas bahwa standar minimum kualitas dapat dicapai dengan proses produksi.  Penjamin mutu tidak sepenuhnya memberikan garansi bahwa produk yang dihasilkan adalah produk berkualitas.

Dua prinsip penjaminan mutu adalah sesuai dengan kegunaan dimana suatu produk haruslah sesuai dengan fungsi penggunannya, prinsip kesua adalah benar untuk pertama kalinya yang berarti suatu kesalahan haruslah ditiadakan.  QA termasuk peraturan dari kualitas pada bahan mentah (raw material), peralatan produksi, produk dan komponennya, pelayanan yang berhubungan dengan produksi dan manajemennya, peoses produksi, dan proses inspeksi. Kualitas merupakan hal yang ditetapkan oleh pengguna produk dan penerima layanan, bukan oleh masyarakat secara umum.  Jadi dapat diketahui bahwa harga mahal kadang tidaklah sama dengan berkualitas baik.  Barang yang berharga murah pun dapat disebut memiliki kualitas baik jika pengguna produk tersebut menyebutnya sebagai barang berkualitas baik.

Penjaminan mutu berbeda dengan pengendalian mutu.  Proses pengendalian mutu memperagakan suatu pengujian terhadap produk sehingga dapat diketahui produk yang tidak memenuhi spesifikasi standar, semisal tidak memenuhi level standar minimum.  Sedangkan kegiatan penjaminan mutu memperagakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan menstabilkan proses produksi, sehingga akan menghindarkan suatu kegagalan pemenuhan standar spesifikasi produk.  Kegiatan penjaminan mutu tidak menghilangkan peran pengendali mutu, karena untuk menentukan angka pasti misalnya harus dilakukan kegiatan pengendalian mutu.  Sehingga dapat diketahui bahwa  kegiatan pengendalian mutu adalah salah satu aspek dari seluruh proses penjaminan mutu.               Pengendalian mutu adalah suatu proses yang menelaah kualitas dari semua faktor yang menyangkut kegiatan produksi.  Pendekatan ini mencakup tiga aspek :

1.      Berbagai elemen seperti pengendalian, manajemen penugasan, pendefinisian dan pengaturan proses, kriteria performa dan integritas, , dan identifikasi rekaman

2.      Kompetensi seperti misalnya pengetahuan, skill, pengalaman, dan kualifikasi

3.      Elemen lunak seperti integritas, rasa percaya diri, budaya organisasi, motivasi, dan semangat  bekerja sama personel

II. SISTEM MANAJEMEN MUTU (PERSYARATAN) INDUSTRI BAKERY

1. Lingkup

1.1 Umum

Standar ini menetapkan persyaratan sistem manajemen mutu, apabila sebuah industri bakery :

a)      mendemonstrasikan secara konsisten kemampuannya dalam  menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan, dan

b)      meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk koreksi sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangan yang berlaku. Istilah “produk” hanya berlaku untuk : suatu produk diperuntukkan,, atau dipersyaratkan oleh pelanggan, dan setiap keluaran yang diharapkan sebagai hasil dari proses realisasi produk

1.2 Aplikasi

Semua persyaratan Standar ini generik dengan maksud agar dapat diterapkan pada semua industri bakery, apa pun jenis, ukuran dan produk yang dihasilkan. Apabila terdapat persyaratan dari Standar ini yang tidak dapat diterapkan karena sifat dan jenis suatu industri bakery atau produknya, maka ini dapat dipertimbangkan untuk dikecualikan.

Apabila ada pengecualian, tuntutan kesesuaian Standar ini tidak diterima kecuali jika pengecualian tersebut terbatas pada persyaratan, dan pengecualian itu tidak mempengaruhi kemampuan, atau tanggung jawab industri bakery dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan perundangan dan regulasi yang berlaku.

2. Acuan Normatif

Dokumen yang diacu tidak dapat diabaikan untuk penggunaan dokumen ini. Untuk acuan bertanggal, hanya edisi yang dikutip yang digunakan. Untuk acuan tidak bertanggal, hanya edisi terakhir (termasuk amandemen) yang digunakan. SNI ISO 9000:2008, Sistem manajemen mutu- Dasar-dasar dan kosa kata

3. Istilah dan Definisi

Untuk tujuan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang ada dalam SNI ISO 9000. Di dalam naskah standar ini apabila ditemukan istilah “produk”, dapat juga berarti “jasa”.

4. Sistem manajemen mutu

4.1 Persyaratan umum

Industri bakery harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki efektifitasnya sesuai dengan persyaratan standar ini. Industri bakery harus :

a)      menentukan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya pada seluruh industri bakery

b)      menetapkan urutan dan interaksi proses tersebut,

c)      menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses tersebut efektif,

d)      memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut,

e)      memantau, mengukur bila dapat dilakukan, dan menganalisis proses tersebut, dan menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan.

f)       koreksi berkesinambungan dari proses tersebut.

Proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang disebutkan di atas mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisa dan koreksi. “Suatu proses yang diserahkan kepada pihak lain” adalah proses yang diperlukan industri bakery untuk sistem manajemen mutunya dan yang dipilih industri bakery untuk dilaksanakan oleh pihak luar.

Pemastian pengendalian atas proses yang dilakukan pihak lain tidak melepaskan tanggung jawab suatu industri bakery atas kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, peraturan perundangan dan regulasi. Jenis dan cakupan pengendalian yang akan diterapkan terhadap proses yang diserahkan kepada pihak lain dapat dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut:

a)      dampak potensial proses yang diserahkan kepada pihak lain terhadap kemampuan industri bakery dalam menyediakan produk yang sesuai dengan persyaratan,

b)      tingkat pembagian pengendalian terhadap proses,

c)      kemampuan untuk mencapai pengendalian yang diperlukan melalui penerapan klausul

4.2 Persyaratan dokumentasi

4.2.1 Umum

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:

a)      pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu,

b)      pedoman mutu,

c)      prosedur dan rekaman terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar ini, dan

d)      dokumen, termasuk rekaman yang ditetapkan oleh industri bakery perlu untuk memastikan efektifitas perencanaan, operasi dan kendali prosesnya.

4.2.2 Manual mutu

Industri bakery harus menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup:

a)      lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian pengecualian dari dan alasan pengecualian apa pun

b)      prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur tersebut, dan

c)      uraian dari interaksi antara proses sistem manajemen mutu

4.2.3 Pengendalian dokumen

Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan. Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk :

a)      menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan,

b)      meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen,

c)      memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasi,

d)      memastikan bahwa versi yang sesuai dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan,

e)      memastikan dokumen dapat selalu dibaca dan mudah dikenali,

f)       memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar yang ditetapkan oleh industri bakery perlu untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen mutu, diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan

g)      mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa yang tak sengaja dan memberi identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu.

4.2.4 Pengendalian rekaman

Rekaman yang ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya sistem manajemen mutu secara efektif harus dikendalikan. Industri bakery harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pemusnahan rekaman.

5. Tanggung jawab manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Pimpinan puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan penerapan sistem manejemen mutu serta efektifitas koreksi berkesinambungannya efektifitas dengan :

a)      Mengkomunikasikan ke organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan,

b)      Menetapkan kebijakan mutu,

c)      Memastikan sasaran mutunya ditetapkan,

d)      Melakukan tinjauan manajemen, dan

e)      Memastikan tersedianya sumber daya.

5.2 Fokus pada pelanggan

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan yang ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

5.3 Kebijakan mutu

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu:

a)      Sesuai dengan sasaran industri bakery,

b)      Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu,

c)      Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu,

d)      Dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh elemen organisasi, dan

e)      Dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi perusahaan

f)       Ditinjau kesesuaiannyasecara terus-menerus.

5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran mutu

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat sesuai dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

5.4.2 Perencanaan sistem manajemen mutu

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa:

a)      perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan dalam 4.1, seperti juga sasaran mutu, dan

b)      apabila perubahan sistem manajemen mutu direncanakan dan diterapkan maka integritas sistem manajemen mutu dipelihara.

5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang

Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan oleh seluruh organisasi organisasi. Harus dipastikan tanggung jawab dan wewenang dipegang oleh orang yang berkompeten dibidangnya dan memiliki integritas tinggi dalam menjalankan tanggung jawab serta menggunakan wewenangnya secara tepat.

5.5.2 Wakil manajemen

Pimpinan puncak harus menunjuk salah satu anggota manajemen organisasi yang akan diberi tugas tambahan, dimana tanggung jawab yang diberikan bersifat membantu kinerga manajemen puncak. Wakil manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: (1) memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, (2) melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apa pun untuk koreksi, dan (3) memastikan promosi kepedulian tentang persyaratan pelangan di seluruh organisasi.

5.6 Tinjauan manajemen

5.6.1 Umum

Pimpinan puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi pada selang waktu terencana untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitasnya terus berlanjut. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang koreksi dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara.

5.6.2 Masukan untuk tinjauan manajemen

Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:

a)      hasil audit,

b)      umpan balik pelanggan,

c)      kinerja proses dan kesesuaian produk,

d)      status tindakan pencegahan dan tindakan korektif,

e)      tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu,

f)       perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan

g)      saran untuk koreksi.

5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen

Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:

a)      koreksi pada efektifitas sistem manajemen mutu dan prosesnya,

b)      koreksi pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan

c)      sumber daya yang diperlukan.

6. Manajemen Sumber Daya

6.1 Penyediaan sumber daya

Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan :
a) untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya, dan
b) untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan.

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian dengan persyaratan produk harus kompeten atas dasar pendidikan yang sesuai, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.

6.2.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran

Organisasi harus :
a) menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian dengan produk persyaratan,
b) memastikan bahwa personelnya sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian sasaran mutu, dan
e) memelihara rekaman yang sesuai dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman

6.3 Infrastruktur

Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Infrastruktur mencakup, jika berlaku,
a) bangunan, ruang kerja dan terkait utilitas,
b) peralatan proses (baik perangkat keras dan perangkat lunak), dan
c) jasa pendukung (seperti transportasi, komunikasi atau sistem informasi).

6.4 Lingkungan kerja

Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian dengan produk persyaratan.

7. Pengadaan produk bakery

7.1 Perencanaan dalam produksi di industri bakery

Industri bakery harus memiliki badan perencanaan dan pengembangan suatu sistem proses produksi yang diperlukan untuk merealisasikan produk bakery. Perencanaan proses produksi ini harus disesuaikan dengan proses lain yang masih berkaitan dengan system manajemen mutu. Dalam merencanakan realisasi produk, industri bakery harus menetapkan hal berikut, jika sesuai:

a.       sasaran dan persyaratan mutu produk;

b.      kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen yang spesifik bagi produk tersebut;

c.       kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan pengujian yang spesifik bagi produk untuk memenuhi persyaratan

7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan industri bakery

7.2.1  Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk.

Industri bakery harus menetapkan:

a.       menetapkan persyaratan produk pada saat penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan,

b.      menetapkan persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan

c.       persyaratan tambahan apapun yang dianggap perlu oleh industri bakery.

7.2.2 Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk bakery

Industri bakery harus meninjau persyaratan berkaitan dengan produk. Tinjauan ini dilakukan sebelum pihak industri bakery memasok produk kepada pelanggan (misalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus memastikan bahwa :

a.       persyaratan produk ditetapkan,

b.      persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya, diselesaikan, dan

c.       industri bakery memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan

7.2.3 Komunikasi Pelanggan di industri bakery

Pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan, melingkupi:

a.       informasi produk,

b.      pernyataan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk perubahan, dan

c.       umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.

7.3 Desain dan pengembangan produk bakery

7.3.1 Perencanaan desain dan pengembangan produk bakery

Selama perencanaa desain dan pengembangan produk, industri bakery harus menetapkan:

a.       tahapan desain dan pengembangan,

b.      tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai bagi tiap tahap desain pengembangan, dan

c.       tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan.

Tinjauan desain dan pengembangan, verifikasi dan validasi memiliki tujuan yang berbeda. Tidakan tersebut dapat dicatat secara terpisah.

7.3.2 Masukan desain dan pengembangan produk bakery

Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara. Hal ini harus mencakup:

a.       persyaratan fungsi dan kinerja,

b.      persyaratan peraturan perundangan yang berlaku,

c.       jika dapat, informasi diturunkan dari desain sebelumnya yang serupa, dan

d.      persyaratan desain dan pengembangan lain yang penting.

e.       Masukan ini harus ditinjau kecukupannya. Persyaratan harus lengkap, tidak membingungkan dan tidak saling bertentangan.

7.3.3 Keluaran desain pengembangan produk bakery

Keluaran desain dan pengembangan produk yang harus dilakukan pihak industri bakery:

a.       memenuhi persyaratan masukan bagi desain dan pengembangan,

b.      memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi dan penyediaan jasa,

c.       mengacu pada kriteria produk yang diterima konsumen, dan

d.      menentukan karakteristik produk untuk penggunaan yang aman dan benar.

7.3.4 Tinjauan desain dan pengembangan produk bakery.

Peninjauan sistematis pada desain dan pengembangan produk harus sesuai dengan pengaturan yang direncanakan, tujuannya:

a.       untuk menilai kemampuan hasil desain dan pengembangan memenuhi persyaratan, dan

b.      untuk mengidentifikasi setiap masalah dan menyarankan tindakan yang diperlukan.

Peserta tinjauan tersebut harus mencakup wakil fungsi yang berkaiatan dengan tahap desain dan pengembangan yang ditinjau. Rekaman hasil tinjauan dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.

7.3.5 Verifikasi desain dan pengembangan produk bakery

Verifikasi harus dilakukan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran desain dan pengembangan produk yang dilakukan telah memenuhi persyaratan masukan desain dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara

7.3.7 Pengendalian perubahan desain dan pengembangan produk bakery

Perubahan desain dan pengembangan harus ditunjukan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi dengan cara yang sesuai dan disetujui sebelum diterapkan. Tinjauan tersebut mencakup evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan produk yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.

7.4 Pembelian

7.4.1 Proses pembelian

Industri bakery harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang telah ditetapkan.

7.4.2 Informasi pembelian

Pembelian produk harus dilengkapi dengan informasi seperti berikut yang mencakup :

a.       persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan,

b.      persyaratan kualifikasi personel, dan

c.       persyaratan sistem manajemen mutu.

d.      Industri bakery harus memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang ditetapkan sebelum dikomunikasikan ke pemasok.

7.5 Produksi dan penyediaan jasa industri bakery

7.5.1 Pengendalian produksi dan penyediaan jasa industri bakery.

Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali. Kondisi terkendali harus mencakup:

a.       Ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk,

b.      Ketersediaan instruksi kerja, sebagaimana diperlukan,

c.       Penggunaan peralatan yang sesuai,

d.      Ketersediaan dan penggunaan peralatan pemantauan dan pengukuran,

e.       Penerapan pemantauan dan pengukuran, dan

f.       Penerapan kegiatan pelepasan, penyerapahan dan pasca penyerahan produk.

7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa industri bakery

Industri bakery harus melakukan validasi setiap proses produksi dan penyediaan jasa apabila produk yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi melalui pemantauan atau pengukuran berikutnya dan sebagai konsekuensinya, kekurangannya hanya terlihat setelah produk digunakan atau jasa telah diserahkan. Industri bakery harus menetapkan pengaturan proses ini termasuk, bila terdapat:

a.       kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses,

b.      persetujuan peralatan dan kualifikasi personel,

c.       penggunaan metode dan prosedur spesifik,

d.      persyaratan dan rekaman dan

e.       validasi ulang.

7.6 Kegiatan pengecekan dan pengukuran alat

Pengecekan dan pengukuran alat harus dilakukan oleh Industri bakery untuk memberikan  bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditetapkan sebelumnya. Cara pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran.

8. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan

8.1 Umum

Industri bakery merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk :

a)      Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan mutu produk bakery

b)      Memastikan kesesuaian system manajemen mutu terhadap keadaan produksi yang sebenarnya dan tujuan industry bakery

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1  Kepuasan Pelanggan

Sebagai salah satu pengukuran kinerja system manajemen mutu, industri bakery harus memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah perusahaan telah memenuhi persyaratan pelanggan.  Metode untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini telah ditetapkan secara terperinci dalam panduan customer care.

8.2.2 Audit internal

Industri bakery melakukan audit internal pada selang waktu terencana yakni setiap 1 tahun sekali untuk menentukan apakah system manajemen mutu :

a)      Memenuhi pengaturan yang telah direncanakan, terhadap persyaratan standar SNI dan persyaratan system manajemen mutu yang ditetapkan oleh perusahaan

b)      Diterapkan dan dipelihara secara efektif

Pemilihan auditor dan pelakasanaan audit harus memastikan objektifitas dan ketidakberpihakan proses audit.  Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.  Auditor dalam hal ini adalah tim berjumlah 6 orang yang berasal dari lembaga sertifikasi ISO. Rekaman audit dan hasilnya harus dipelihara sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi dan pengecekan ulang.

8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses

Industri bakery menerapkan metode pemantauan yang sesuai jika memungkinkan dilaksanakan dengan pengukuran proses system manajemen mutu.  Metode ini  memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan.  Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai, harus dilakukan koreksi dan tindakan korektif seperlunya.

8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk

Industri memantau dan mengukur karakteristik produk untuk melakukan verifikasi bahwa persyaratan produk tersebut terpenuhi.  Hal ini harus dilakukan pada tahap yang sesuai dari proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah terencana sebelumnya.  Bukti atas kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dipelihara dalam bentuk dokumentasi.

8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai

Perusahaan harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk yang diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki.  Apabila produk yang tidak sesuai dikoreksi maka harus dilakukan verifikasi ulang untuk memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan tersebut.  Rekaman ketidaksesuaian dan tindakan berikutnya, termasuk konsesi yang diperoleh, harus dipelihara.

8.4 Analisis Data

Industri  menetapkan, mengumpulkan, dan menganalisis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi apakah koreksi berkesinambungan dari system manajemen mutu dapat dilakukan. Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan :

a)    Kepuasan pelanggan

b)    Kesesuaian pada persyaratan produk

c)    Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan

d)    Pemasok

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan berkesinambungan

Industri terus-menerus memperbaiki efektifitas system manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan dan tinjauan manajemen.

8.5.2 Tindakan Korektif

Industri melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah keterulangannya.  Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.

8.5.3 Tindakan pencegahan

Industri menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial  untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.  Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh masalah potensial tersebut. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi :

a)      Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya

b)      Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian

c)      Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan

d)      Rekaman hasil tindakan yang dilakukan

e)      Peninjauan efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan

III.  DAFTAR PUSTAKA

  1. Pyzdek, T. 2003. Quality Engineering Handbook, ISBN 0824746147. http://en.wikipedia.org/wiki/Quality_management_system. [13 Januari 2010].
  2. Godfrey, A. B. 1999. Juran’s Quality Handbook, ISBN 007034003. http://en.wikipedia.org/wiki/Quality_management_system.[13 Januari 2010].
  3. [ISO]. 2008. ISO 9001:2008 about Quality Management Systems Requirements.http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=46486.  [13 Januari 2010].
  4. Gaspersz, Vincent. 2001. Production Planning and inventory Control berdasarkan pendekatan sistem terintegrasi MRP II dan III menuju manufacturing 21. Jakarta : PT Gramedia Purstaka Utama.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: